Il cliente di cui vi parliamo in questa occasione è una azienda del Veneto, a forte vocazione tecnologica e creativa, focalizzato nella realizzazione di progetti di comunicazione e visibilità in rete per aziende occupate sia nel mercato consumer che in quello business to business
Oltre a una spiccata propensione per l’analisi e la risoluzione di problemi di natura tecnica, l’azienda ha maturato una significativa esperienza nelle attività di system integrator, e nella fornitura di soluzioni verticali per il business on-line (B2B e B2C)
Da questo ne deriva, come diretta conseguenza, la necessità di dotarsi al proprio interno di un sistema gestionale efficiente, affidabile e tecnologicamente avanzato.
La soluzione gestionale creata da Consea è partita innanzitutto garantendo che tutti i dati presenti nel sistema gestionale precedentemente in uso, sarebbero stati importati nel nuovo sistema, personalizzato sulle loro esigenze.
Lo sviluppo software specifico fatto per l’azienda ha riguardato diverse aree.
Ad esempio il modulo della contabilità è stato personalizzato affinché:
– mantenesse allineate le informazioni provenienti sia dall’interno dell’azienda che dallo studio amministrativo esterno
– producesse in modo semplice reportistica con confronti sui dati contabili anche su più anni
– preparasse automaticamente documenti amministrativi per i rinnovi automatici o i remainder per fine contratto
– gestisse i solleciti con creazione su almeno 3 livelli e ne inviasse in automatico per fax, email o PEC la comunicazione
In qualità di system integrator, l’azienda aveva inoltre una urgente necessità di ottimizzare e razionalizzare il processo di gestione dei clienti in contratto di Assistenza.
Motivo per cui, noi di Consea, abbiamo arricchito il gestionale basato su Microsoft Dynamics NAV con il modulo di gestione delle manutenzioni e dei ticket di assistenza facendo in modo che venissero automatizzate le seguenti attività:
– gestione delle diverse tipologie di contratto (FullTime, a consumo, gestione dei Ticket, hosting, domini, servizi aggiuntivi, contratti assistenza, ecc) con le loro scadenze (avvisi per contratto da rinnovare, rinnovi automatici, fatturazione, disdette)
– coordinamento dei fornitori legati ai contratti: legami contratto cliente – contratto fornitore (giro documenti “originali” al fornitore, apertura / rinnovo contratto con il fornitore, pagamenti, disdette)
– gestione delle scadenze e delle disdette dei fornitori
– archiviazione dei contratti, ricerca e stampa veloce negli archivi
– controllo del flusso di lavoro per ogni ticket di assistenza, con assegnazione al tecnico competente e generazione della reportistica
Infine, come azienda digitale, il Cliente desiderava liberarsi dell’archivio cartaceo, passando gradualmente ad un sistema di gestione dei documenti digitalizzato. Avendo già installate macchine multifunzione Ricoh, sono state create da Consea maschere semplificate per supportare il processo, dalla scannerizzazione alla archiviazione corretta dei documenti, in questo modo correttamente reperibili al bisogno.
Funzioni particolarmente apprezzate sono state l’archiviazione automatica delle fatture fornitori e collaboratori ricevute per posta ordinaria o per e-mail e la generazione di codice a barre per archiviazione su documenti creati ex novo.
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