E’ il momento di capire e analizzare il posizionamento strategico dei processi aziendali, certo non è facile visto che per ogni azienda i processi sono diversi. Cerchiamo di capirne la base in modo da poter applicare il tutto alle nostre esigenze.
Cosa si intende per mappatura dei processi?
Per non essere troppo tecnici, la mappatura dei processi consente di creare un processo aziendale o un diagramma di flusso del processo che definisce una sequenza di eventi nel flusso di lavoro e ne rappresenta spesso una rappresentazione visiva. Grazie alle mappe dei processi, pertanto, dirigenti e responsabili di progetto possono creare un team, nonché aiutare le persone a comprendere il proprio ruolo in progetto e il modo in cui il proprio lavoro influisce sugli altri, cercando in definitiva di raggiungere un risultato finale.
Queste mappe definiscono in genere un nuovo processo oppure ne documentano o ne migliorano uno esistente. Grazie al software di mappatura dei processi, chiunque può creare una rappresentazione visiva di un progetto deisderato.
Quali sono i vantaggi della mappatura dei processi?
Con l’ausilio della mappatura si ha la possibilità di visualizzare e comprendere un processo nella sua completezza, le aree per aumentare l’efficienza saranno visibili rapidamente. Un diagramma di flusso del processo ti consente inoltre di:
- Fornire la documentazione relativa al processo
- Mostrare visivamente un progetto nella sua interezza
- Condividere visivamente dettagli che possono essere compresi immediatamente dai dirigenti
- Evidenziare problemi sconosciuti, ad esempio complessità e ridondanze
- Dividere il processo in fasi, utilizzando simboli di facile comprensione
- Illustrare l’interconnessione tra i membri del team per facilitare interazioni più significative
- Offrire al team una struttura di riferimento
- Evidenziare problemi potenziali e possibili soluzioni
- Consentire a te e al team di prendere decisioni più consapevoli
- Creare una raccolta di diagrammi di flusso che è possibile utilizzare e riutilizzare per uno scopo diverso quando nascono nuovi progetti
- Porsi domande e rispondervi in modo più strategico
- Offrire prodotti e servizi migliori ai clienti
- Fornire conformità e controllo della documentazione
- Implementare sistemi di gestione della qualità
Come utilizzare la mappatura dei processi
A prescindere dal luogo di lavoro, ovvero stabilimento industriale, ufficio, magazzino o struttura sanitaria, la mappatura dei processi consente al tuo team di comprendere meglio il funzionamento delle attività e l’ambito di appartenenza delle stesse. I vantaggi consentiranno a ciascuno di sentirsi più connesso ai propri compiti e maggiormente valorizzato. Esaminiamo i due modi di utilizzare la mappatura dei processi, in modo da decidere qual è quello adatto al tuo progetto.
Flusso del processo
Un diagramma di flusso del processo illustra le relazioni tra i componenti principali di un progetto o di un’industria. Consente di stabilire standard e procedure, può essere utilizzato come guida per le attività e può aiutare i team a seguire le fasi di un flusso di lavoro nell’ordine prescritto.
I diagrammi di flusso del processo documentano o migliorano un processo o ne modellano uno nuovo. Quando i diagrammi vengono creati con un software di mappatura dei processi, possono contenere simboli su cui è possibile fare clic che si espandono e forniscono dettagli aggiuntivi su ogni fase del processo. Di conseguenza, prima di configurare un flusso di lavoro o un diagramma di flusso aziendale che include attività, è opportuno definire il processo complessivo in un diagramma di flusso.
Soluzioni Microsoft processi aziendali
Processo aziendale
Come dicevamo sopra, la mappatura dei processi aziendali consente di scendere nei dettagli del processo e illustra complessivamente cosa deve accadere per raggiungere la fine di un processo. La procedura include le persone da coinvolgere, le operazioni che devono eseguire, il momento in cui devono operare e il modo in cui le attività vengono completate. La mappatura offre ai membri del team uno scopo, un motivo in cui credere e informazioni approfondite sugli obiettivi principali, mostrando il loro ruolo, il motivo per cui sono essenziali nel processo e il modo in cui collaborare per completare il progetto.
In modo simile a tutti i diagrammi di mappatura dei processi, nella mappatura dei processi aziendali vengono utilizzati i simboli per indicare i punti di contatto nel percorso. Tali simboli si possono espandere per visualizzare dettagli aggiuntivi.
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Tipi di mappatura dei processi
Come dicevamo all’inizio, aziende e progetti diversi hanno esigenze specifiche univoche e di conseguenza l’utilizzo continuo dello stesso stile di diagramma di flusso probabilmente non rappresenta l’uso ottimale dello strumento. Sono disponibili pertanto numerosi tipi di mappature di processo per esigenze più specializzate. Esaminiamo i diversi tipi di mappature in modo che sia possibile decidere qual è il più adatto per il tuo progetto.
Mappatura dei processi dettagliata
La mappatura di processo dettagliata fornisce i dettagli di un progetto in forma di mappa di processo. Grazie a uno sguardo tecnico alle fasi esatte, ad esempio input, output, metriche e persone necessari per completare il processo, puoi ridurre la confusione, mostrare le dipendenze e consentire al tuo team di prepararsi per il futuro, nonché di rimanere concentrato dopo l’avvio del progetto. Le mappe di processo dettagliate in genere si collegano alle mappe di processo principali o di alto livello.
La mappatura dei processi di tipo documento definisce gli input e gli output di un progetto. Delineando le informazioni necessarie in ogni fase, nonché gli output (o gli elementi o i servizi tangibili) connessi al progetto, puoi comprendere meglio cosa serve al tuo team per svolgere il proprio lavoro e come deve essere il risultato finale. L’aggiunta di una mappa del processo documento a una mappa dettagliata consente di essere preciso sulle variabili e sulle decisioni che possono influire sulla tua attività.
Mappatura dei processi di alto livello
Una mappa di alto livello offre una panoramica dei processi e degli obiettivi di un’organizzazione. Per un progetto, tale mappa consente semplicemente di specificare i reparti e i ruoli di cui è necessaria la rappresentazione. Se utilizzi un software di mappatura dei processi, ogni reparto o ruolo può essere reso selezionabile per fornire una vista più dettagliata sulle esigenze del progetto.
Mappatura dei processi con rendering
Rappresentare i processi correnti e futuri, puoi ottenere una visione generale sul funzionamento della tua organizzazione o del tuo progetto. Tale panoramica ti consente di individuare nuovi modi per semplificare il tuo lavoro, di identificare stakeholder e punti di contatto importanti, di migliorare le relazioni professionali e di creare un processo che sfrutti al meglio il tempo e le capacità del tuo team.
Mappatura dei processi swimlane o interfunzionale
Grazie al diagramma di flusso swimlane o interfunzionale puoi identificare i reparti coinvolti nel progetto, quindi dividere il processo in fasi da posizionare nell’area del reparto che ne è responsabile. In questo modo è possibile vedere il processo in un modo nuovo, individuare aree di miglioramento e determinare con precisione lacune o sovrapposizioni potenziali o reali nel processo in modo che sia possibile pianificare in anticipo le soluzioni.
Mappatura della catena di valore
Se vogliamo fornire al nostro team una visione rapida di un processo, la mappatura della catena di valore può essere utile. Si tratta di una mappa rapida e semplice di caselle non connesse che consentono di visualizzare un processo in modo immediato. In tal modo puoi vedere quali sono gli stakeholder principali da includere in un progetto e dare un’idea generale del flusso di un processo.
Mappatura del flusso di valore
Una buona mappatura del flusso di valore consente di illustrare, analizzare e migliorare le fasi necessarie per distribuire un prodotto o un servizio. La procedura è particolarmente utile per individuare ed eliminare gli sprechi. Componente importante della metodologia lean, la mappatura del flusso di valore esamina il flusso delle fasi e delle informazioni del processo dall’origine alla distribuzione del cliente. Tale metodo è in genere utilizzato dalle aziende che producono beni tangibili per i consumatori.
Mappatura delle attività
Mappare le attività creano uno strumento di mappatura del flusso di valore che mostra le attività a valore aggiunto e quelle non a valore aggiunto in un processo. Tale mappatura consente di visualizzare il punto in cui le attività si manifestano, nonché di identificare sinergie tra gli stakeholder in grado di aggiungere valore dove non ne era presente in precedenza.
Mappatura del flusso di lavoro
Creare un diagramma di un processo sotto forma di “flusso” non include simboli ULM (Unified Modeling Language), ma utilizza notazioni o parole informative. Si tratta di una soluzione efficace per lee persone che non comprendono i simboli ULM o che preferiscono le parole ai simboli.
La mappatura dei processi aziendali richiede tempo, ma è estremamente opportuna. Se si fornisce a ogni membro del team una visione, un processo e le attività da eseguire o semplicemente una comprensione più approfondita del funzionamento, puoi stabilire limiti precisi, definire ruoli e responsabilità e comunicare a tutti le operazioni da completare e il momento in cui effettuarle. E se ritieni che la mappatura del processo sia adatta solo a un’azienda che produce beni tangibili, ripensaci.
Nel 2018, l’ente National Library of Medicine and National Institutes of Health degli Stati Uniti ha pubblicato un articolo sull’importanza della mappatura dei processi nel settore sanitario. In base al report, la mappatura è stata estremamente vantaggiosa per i professionisti del settore sanitario in termini di:
- Acquisizione di una comprensione condivisa
- Identificazione di opportunità di miglioramento
- Partecipazione degli stakeholder al progetto
- Definizione degli obiettivi di un progetto
- Monitoraggio dell’avanzamento di un progetto
- Apprendimento
- Aumento dell’empatia
- Acquisizione di un semplice metodo per la pianificazione
Indipendentemente dal tipo di azienda che gestisci, nel settore sanitario, dello sviluppo del software, dei progetti di costruzione o del marketing, la mappatura dei processi consente di lavorare in modo più intelligente e di rimanere sul mercato. La mappatura consente inoltre al tuo team di collaborare nell’ambito di una visione condivisa affinché ciascuno svolga al meglio il proprio compito per la tua azienda e i tuoi clienti. Per altre informazioni puoi contattare uno dei nostri responsabili in CONSEA che sarà ben lieto di aiutarti.
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