Il Nostro Cliente, appartenente ad uno dei più grandi gruppi aziendali al mondo, con la sua varietà di centri tecnologici per il settore manufacturing, è diventato un partner importante nella realizzazione del processo completo per la produzione di flussi di trasmissione, componenti del motore e del telaio.
Forte della pluriennale e diretta esperienza di installazione e personalizzazione dei macchinari provenienti dal gruppo di cui fa parte, è da anni il partner di riferimento per i clienti Italiani nel fornire l’assistenza su tali impianti.
L’implementazione del gestionale Microsoft Dynamics NAV ci ha permesso di monitorare in tempo reale l’economia di ciascuna commessa garantendo un accurato confronto tra costi a budget, consuntivati, ricavi attesi e realizzati per ciascuna fase della commessa stessa.
Le funzionalità disponibili da standard NAV, integrate da alcune automatizzazioni rese disponibili dal nostro fornitore software ci hanno portato ad avere un sistema gestionale sempre più cucito su misura delle nostre esigenze. Il quantitativo di informazioni da dover inserire nel gestionale è veramente ridotto al minimo possibile.
A distanza di quattro anni dall’implementazione possiamo affermare che il radicale cambiamento del nostro business, dalla produzione all’assistenza, ha trovato un supporto solido ed immediato nel prodotto Microsoft Dynamics NAV e nell’affiancamento del nostro partner informatico Consea.
Superato l’anno di congiuntura contiamo di riprendere gli investimenti nel granulo di assistenza ed integrare l’intero sistema informativo con quello della controllante tedesca.
Descrizione esigenze
– Unificare la provenienza e la lavorazione dei dati aziendali.
– Riduzione di inefficienze nei flussi ed intensificazione delle attività di inserimento dati nel gestionale
– Archiviare con procedure standard i rapportini di intervento dei tecnici, stampare i consuntivi di intervento e monitorare il conto profitti e perdite per ogni intervento di assistenza / commessa
– Far proporre al sistema in automatico informazioni quali addebiti per preparazione intervento, rimborsi kilometrici, ore viaggio, trasferte, pernottamenti, straordinari, tariffe per risorsa..
Descrizione soluzione
Per quanto riguarda le fasi di produzione abbiamo attribuito alla commessa dei diversi numeri di task per identificarne i diversi step e siamo riusciti a creare una situazione di consuntivazione del costo calcolata sia sulla base del fatturato che del caricato (bolle fornitori); anche l’imputazione dei timesheet da parte delle risorse, aggiornati in tempo reale, portano ad una valorizzazione completa di ciascun singolo progetto.
La gestione della “Spedizione diretta” ci consente di inserire nel gestionale l’ordine di acquisto a fornitore richiamando l’ordine vendita precedentemente inserito evitando doppi inserimenti di dati; gli automatismi implementati dalla Consea, relativamente alla gestione della dimensione ‘Intervento’, garantiscono l’inserimento delle dimensioni per il controllo di gestione, senza appesantire l’attività di data entry per l’utente incaricato dell’inserimento ordini in Navision.
Il nuovo business è supportato dal granulo di assistenza che permette di gestire gli interventi dei tecnici sui macchinari dei clienti sia in garanzia che a pagamento. Il sistema in automatico rileva in fase di inserimento ordine se il macchinario è a pagamento o meno. In quest’ultimo caso, se il macchinario del cliente è legato ad una precedente commessa di produzione il costo dell’intervento stesso è possibile farlo caricare sulla commessa in modo tale da monitorare l’economia della commessa anche in fase post-vendita.
Descrizione Benefici
– Situazione sempre aggiornata dei costi e dei ricavi per commessa e per singolo intervento di assistenza
– Pieno controllo sulle singole commesse, con la possibilità di aggregare i dati in modo flessibile per il controllo di gestione e per la consuntivazione ai fini della fatturazione
– Ottimizzazione di tutte le procedure amministrative ed eliminazione degli errori dovuti a flussi di lavoro poco codificati
– Rilevazione costi per ufficio (es.: amministrazione, direzione, commerciale, produzione,..)
– Anche nell’ufficio assistenza a partire dal 2011 sono stati eliminati tutti i fogli Excel gestiti ‘ad utente’ ed i vari programmi sviluppati in Access; ora le informazioni alloggiano al sicuro su un server SQL, sono disponibili in rete a tutti gli utenti interessati e sono accessibili tramite procedure standardizzate e uniformi a tutti gli operatori dell’azienda
– Il responsabile tecnico dispone di un cruscotto di controllo aggiornato in tempo reale sugli interventi in essere, sullo stato di evasione degli ordini di assistenza, può vistare i rapportini di intervento compilati dai tecnici, può verificare il consuntivo di intervento ed autorizzare tramite procedure la fatturazione all’amministrazione. Tutti questi documenti non devono essere rincorsi da un ufficio all’altro e sono disponibili in tempo reale.
– L’amministrazione riesce a contenere le perdite di tempo nella ricerca/inserimento di informazioni nel sistema informativo e riesce a concentrare il proprio tempo su attività di controlling.
La complessità degli strumenti di controllo resi di disponibili dalla soluzione adottata ci ha permesso di reagire tempestivamente ai mutamenti del mercato causati dalla congiuntura economica mondiale. Nel 2010 abbiamo attivato il granulo di assistenza concentrandoci particolarmente sull’area amministrativa; nel 2011 contiamo di proseguire nell’investimento apportando personalizzazioni che permettano di far scambiare informazioni tra il nostro sistema informativo (Dynamics NAV) e quello della controllante tedesca (SAP). Ulteriori investimenti consisteranno nell’integrare il flusso della spedizione diretta con il granulo di Assistenza e nell’attivare le funzionalità di service a supporto dell’ufficio tecnico (gestione riparazione/sostituzione pezzi, statistiche tecniche, statistiche allarmi, gestione tempistiche di intervento, ..).
Per conoscere in dettaglio questa installazione e per verificare come la scelta di Microsoft Dynamics NAV possa avere grandi vantaggi anche per la sua azienda contatti Consea: 7su7@consea.com
